Мәліметтерді өңдеудің АТ қажетті енгізетін мәліметтері бар және алгоритмі белгілі және оларды өңдейтін басқа да стандартты процедуралар қолданылатын жақсы құрылымдағы есептерді шешу үшін қажет. Бұл технология орындалатын операциялық қызмет деңгейінде қолданылады. Операциялық (орындалатын) қызмет деңгейінде келесі есептер шешіледі: фирма өндіретін,операциялар туралы мәліметтерді өңдеу.
Фирмадағы істер туралы периодты бақылау есептерін құру. Барлық мүмкін сұраныстарға жауап алу және оларды қағазды құжат түрінде немесе есеп түрінде әрлеу. Берілген технологияны басқадан айыратын мәліметтерді өңдеумен байланысты бірнеше ерекшеліктері бар. мәліметтерді өңдеу бойынша фирмадағы қажеттіліктердің орындалуы.
алгоритмді өңдеуге болатын тек жақсы құрылғыдағы есептерді шешу. өңдеудің стандартты процедурасын орындау.мәліметтерді өңдеу процедуралары мен олардың адамдардың аз қатысуымен автоматты режимде негізгі жұмыс көлемін орындау.
Детальданған мәліметтерді қолдану.Фирманың қызметі жөніндегі жазбалар ревизияны жүргізетін детальді (нақты)түрде болады.ревизия процесінде фирманың қызметі басынан соңына, соңынан басына дейін тексеріледі.болған жағдайға акцент:мәселені шешуде басқа деңгейдегі мамандар тарапынан минимальді көмек талап ету. АТ негізгі компоненттері және олардың мінездемесі.Фирманың шығарған өнімнің әрқайсысының әрекеті мәліметтердің сәйкес жазбаларымен жүргізіледі.Фирма қызметін көрсететін, келіп түскен мәліметтер ақпаратын құру үшін келесі типтік операциялар қоданылады:
-классификация немесе топтастыру. Алғашқы мәліметтер бір немесе бірнеше символдардан тұратын код түрінде болады. Объектілердің белгілерін көрсететін бұл кодтар жазбаларды идентификациялау және топтастыру үшін қолданылады.
– арифметикалық және логикалық операцияларды қолданып, есептеу. Мәліметтер үшін орындалатын бұл операциялар жаңа мәліметтер алуға мүмкіндік береді.
– агрегаттау немесе үлкею, нәтижелік немесе орта мәндерді есептеу түрінде таралатын, мәліметтер санын кеміту үшін қолданылады. Операциялық қызмет деңгейіндегі көптеген мәліметтерді кейін де қолдану үшін сақтау қажет. Оларды сақтау үшін мәліметтер базасы құрылады. Мәліметтерді өңдеу АТ-да сыртқы серіктестер үшін де, фирма жұмысшыларына жетекшілік жасау үшін де құжаттар құру қажет.Бұл кезде құжаттар сұраныстар бойынша немесе фирманың жүргізген операцияларына байланысты, әр айдың соңында , кварталдың немесе жылдың соңында периодты түрде құрыла алады.
Ақпараттық технологияны басқару. Офисті автоматтандыру. Ақпараттық технология көмегімен шешімді қабылдау. АТ басқару. АТ басқарудың мақсаты фирма қызметкерлерінен бастап, шешімді қабылдаумен айналысатындардың барлығын ақпараттық қажеттілікпен қанағаттандыру болып табылады.
Бұл технология АЖ басқару ортасына негізделген және нашар құрылымдағы есептерді шешуге қолданылады, егер оларды мәліметтерді өңдеу АТ көмегімен шешілетін есептермен салыстырсақ. АЖ басқару түрлі функционалды бөлімшелерде немесе фирманы басқару деңгейіндегі жұмысшылардың ақпараттық қажеттілігін қанағаттандырады. Оларға қойылатын ақпарат фирманың келешектегі, өткен және осы шақтағы мәліметтерінен тұрады. Бұл ақпарат реттелген түрде немесе арнайы басқару есептері (отчет) түрінде болады.
Бұл кезеңде шешілетін мәліметтерді өңдеу есептері:
басқару объектісінің жоспарланған қалпын бағалау.
Жоспарланған қалыптан ауытқу бағасы;
Ауытқудың себептері;
Мүмкін әрекеттер мен шешімдерді талдау.
АТ басқару түрлі есептерді (отчет) құруға бағытталады.
Тұрақты есептер құрылған уақытын анықтайтын, орнатылған графикке сәйкес құрылады.Арнайы есептер басқарушылардың сұранысы бойынша немесе компанияда жоспарланбаған жағдайлар болғанда құрылады.Қосынды есептерде мәліметтер жеке топтарға біріктірілген, сортталған және жеке өрістер бойынша аралық және соңғы нәтижелер түрінде келтіріледі.Салыстырмалы есептер түрлі көздерден немесе түрлі белгілер бойынша және салыстыру мақсатында қолданылатын мәліметтерден тұрады.Кездейсоқ есептер кездейсоқ түріндегі мәліметтерден тұрады.Басқаруды демеу үшін есептерді қолдану ауытқу бойынша басқаруды таратуда ерекше эффективті болып келеді. Фирмада ауытқу бойынша басқару принциптерін қолдануды құрылатын есептерге келесі талаптар қойылады:ауытқу болған жағдайда ғана есеп құрылуы қажет;есептердегі мәліметтер сортталған болуы қажет;менеджер ауытқулар арасындағы байланысты білу үшін барлық ауытқуларды бірге көрсетуді талап етеді;есепте нормадан сандық ауытқуды көрсету қажет.
